<<<효율성을 극대화하는 단계별 회의 진행 방법 9가지>>>

 

효율성을 극대화하는 단계별 회의 진행 방법 9가지

2016-07-22  이경만의 지식비타민

 

 

 

경영환경이 빠르게 바뀌는 요즘 이에 신속히 대처하기 위해 많은 회사들이 회의 시간을 효율적으로 단축하고 빠른 실행력을 갖추기 위해 분투하고 있다. 그렇다면 효율적으로 회의를 하기 위해선 어떻게 하는 게 좋을까?

 

 

 

 

1. 회의 전 기억해야 할 3가지

1) 가장 먼저 회의의 목적과 그 결과물로 무엇이 나와야 하는지 분명하게 정의하라. 이는 회의에 있어 가장 중요한 순서로 사전에 정의되지 않을 경우, 회의는 90% 이상 산으로 가게 된다.

2) 회의에 반드시 필요한 사람이 누구인지 정의하고 그들을 회의에 초대하라. 회의에 굳이 필요하지 않은 사람까지 참석 시키는 건 서로에게 시간 낭비이고 회사의 생산성을 감소시킬 뿐이다.

3) 참석 대상자들에게 관련 자료를 사전에 배포하여 회의 시간엔 바로 회의에 집중할 수 있게 하라. 그렇지 않다면, 당신은 회의 배경을 설명하느라 시간을 보내야 하며 참석자들은 이를 이해하고 의견을 정리하는데 또 시간을 할애해야 한다.

 

 

 

 

2. 회의 중 기억해야 할 3가지

1) 회의 시간을 명시하고 지키라. 닐 하트먼 MIT 슬론경영대학원 교수는 “정기적인 회의일수록 정시에 시작해 정시에 끝내고 1시간 이내에 마쳐야 한다.”라고 말한다. 직원들의 시간을 존중한다는 점을 알릴 수 있고 직원들이 회의에 더 집중할 수 있게 만들기 때문이다.

2) 회의 진행사항을 적으면서 진행하라. 사람들은 떠오르는 아이디어를 즉흥적으로 이야기 하는 경우가 많다. 따라서 현재 우리가 어떤 흐름 중에 있는 지 함께 확인하면서 회의를 진행할 수 있다면 흐름과 관계없는 아이디어가 제시되는 걸 막는데 큰 도움이 된다. 화이트보드를 활용하라. 화이트보드는 강력한 회의 도구이다.

3) 주제와 관련 없는 의견은 젠틀하게 끊어라. 미국 컨설팅 회사 로저슈워츠앤드어소시에이츠의 로저 슈워츠 대표는 회의 주제와 관계없는 이야기를 하는 직원의 말을 단호히 끊기보다 “지금 그 발언이 회의 주제와 어떤 관련이 있는 지 설명해주세요. 만약 관련이 없는 내용이라면 다른 자리에서 의논할 수 있도록 일정을 잡아봅시다.” 라는 젠틀한 화법을 구사하며 회의가 일관되게 진행될 수 있도록 하라고 조언했다.

 

 

 

3. 회의 종료 후 기억해야 할 3가지

1) 결과를 요약정리 하라. 직원이 회의에 참여했다고 해서 모든 회의 참석자들이 회의결과를 제대로 이해했다고 장담할 수 없다. 따라서 회의가 끝난 후에 간단하게 회의 내용을 요약정리하고 다시 한 번 내용을 확인하는 작업을 거쳐야 한다. 이 때에는 결정된 사항, 다음 회의로 안건이 미뤄진 사안, 각 사안 별 담당자, 기한 등을 모든 회의 참석자가 이해할 수 있도록 해야한다.

2) 요약된 결과를 각 관련자들에게 배포하라. 회의 결과를 이메일, 메모 등으로 정확하게 기록하여 이해관계자들에게 신속히 배포하라. 절대 구두로만 전달하지 마라.

3) 각 관련자들로부터 모든 회의 결과를 인지했음을 확인 받는 답변을 받아라. 다양한 이유로 회의 결과를 공유했음에도 인지하지 못하는 경우가 많다. 이런 상황을 피하기 위해 반드시 인지했음을 확인했다는 답변을 받아라.

 

지식비타민 회원분들의 회사에 효율적인 회의 문화가 정착되어 더욱 생산성 있는 회사로 거듭나길 기대한다.

 

지타