<<<뉴욕 타임즈가 선정한 최고 효율 회의법>>>

뉴욕 타임즈가 선정한 최고 효율 회의법
평점 9 / 누적 120   |   조회수 393  |   작성일 2017-05-04
#신제품의 포장 디자인을 결정하기 위해 말단 사원부터 임원급까지 모두 회의실에 모였다. 하지만 부장님이 지난 분기 실적에 대해 한 마디 하자 회의장은 곧 성과와 공과에 대한 토론에 40분을 허비하고 “시간이 없다”는 임원이 나가면서 회의는 결과 없이 끝나고 만다. 그리고 이틀 뒤 부장님은 같은 주제로 또 직원들을 불러 모은다. 실제 이런 회의 풍경은 낯설지 않다. 논의해야 할 일은 산더미지만 회의만 했다 하면 논의가 산으로 가기 일쑤고 뾰족한 대안도 마련되지 못한 채 결국 마감일에 쫓겨 급하게 결정된다. 모두 회의가 제대로 이뤄지지 않아서 일어나는 비효율이다. 회의를 망치는 3가지 말: 다 모여! 일단 모여! 넌 대답만 해! 최근 대한상공회의소가 직장인 1천 명을 대상으로 설문조사를 한 결과, 우리나라 회의 문화의 3대 문제는 ‘다 모아!’, ‘일단 모여!’, ‘넌 대답만 해!’다. ‘다 모아’는 회의에 참석하는 머릿수가 많을수록 아이디어가 잘 나온다고 생각하는 것을, ‘일단 모여’는 일단 모이기만 하면 뭐라도 나올 거라는 막연한 소집방식을, ‘넌 대답만 해’는 경험 많은 상사의 의견이 무조건 옳다고 믿는 불통을 의미한다. 이러한 회의는 성과를 높이긴 커녕 직원들 사기만 떨어질 수 있다. 실제 기업 매니저급은 하루 업무시간 중 50% 이상을 회의하는 데 보낸다고 한다. 뉴욕타임즈는 ‘회의 효율을 최상으로 높이는 4가지 방법’을 소개했다. ①초장에 의견을 제시하게 하라 첫 번째 방법은 회의에 참여하는 사람들에게 초장에 의견을 제시하게 하는 것이다. 대개 직원들은 다른 사람들의 이야기를 듣고 이를 분석한 다음 조심스럽게 자신의 의견을 제시하려는 경향이 강한데, 초장에 의견을 제시하게 함으로써 회의가 일부 목소리 큰 직원에 의해 좌지우지 되는 것을 막을 수 있다. 물론 이때 주의해야 할 점은 회의 소집자가 회의 시작 전 직원들에게 회의의 목적, 논의 사항 등을 명확히 고지하고 이에 대해 생각을 정리할 수 있는 시간을 줘야 한다는 것이다. ②장황하게 말하면 끊어 줄 사람이 필요하다 두 번째는 장황하게 말하는 사람을 제재할 수 있는 시스템 혹은 사람이 필요하다는 것이다. 사실 리더일수록 회의를 이끌어야 한다는 부담감에 말을 장황하게 이어가는 경우가 있는데, 이는 아이디어를 내려는 직원들의 사기를 꺾을 뿐 아니라 회의 주제를 모호하게 해 직원들을 지치게 만든다. 발언 시간을 명확히 정해 놓거나 사회자를 두는 등으로 이 문제를 예방할 수 있다. ③반대 의견을 불편해하지 말아야 반대 의견을 불편해하지 않는 마음 자세도 중요하다. 상대가 내 의견을 비판한다고 해서 마음이 상해 침묵하거나 싸움이 일어나면 그 날 회의는 참석한 전 직원의 시간과 에너지를 빼앗는 최악의 사태가 될 수 있다. 때론 논쟁이 새로운 아이디어를 만드는 촉매제가 될 수 있음을 서로 인정하고, 대립되는 의견을 분명히 정리해주는 서기나 기록 시스템이 있다면 더욱 좋다. 서로 다른 다양한 의견이 합쳐지다 보면 생각지도 못한 해결책이 나올 수도 있기 때문이다. ④회의 없는 요일을 지정하라 너무 많은 회의는 직원들을 헷갈리게 만들 수 있다. 직원들에게 회의에 빠질 수 있는 자율권을 줘라. 사공이 많으면 배가 산으로 갈 수 있다는 점을 인지하고 꼭 필요한 최소 인원만 회의를 하여 엑기스만 뽑는 게 낫다. 리더 또한 모든 회의에 자신이 필요하다고 생각하는 건 착각이다. 필요하다면 실무 직원들끼리 자유롭게 이야기할 수 있는 시간을 주고 하루나 이틀쯤은 리더가 회의에서 빠지는 것도 좋은 방법이 될 수 있다. 윤다솜 기자